Salam,
Selaras dengan penjimatan universiti dan Kempen Green Office, saya ingin mencadangkan pihak UTM mereka bentuk satu sistem E-Surat bagi surat-surat dalaman UTM.
Berkonsepkan seperti Mel UTM, setiap staf mempunyai akses kepada sistem tersebut untuk semak surat yang telah dihantar kepada staf tersebut. Notifikasi jika staf telah mendapat surat boleh dihubungkan melalui emel UTM. Bagi nombor minit surat pula, sistem ini boleh dihubungkan dengan Sistem EMS yang sedia ada bagi mendapatkan nombor minit.
Dengan sistem ini, format surat yang akan diterima atau dihantar kepada sesiapa akan menjadi format surat sama. Bnayak penjimatan yang boleh didapat dengan membangunkan sistem ini iaitu penjimatan dari segi pengunaan kertas, penjimatan tenaga kerja bagi menghantar surat dan juga penjimatan masa bagi menerima surat.
Saya juga berharap ada penambahbaikan idea ini dari sesiapa.
Sekian.